Diakonissalaitoksen yleiset tietosuojaperiaatteet

Tietosuoja on perusoikeus, joka kuuluu kaikille. Jokaisella on oikeus henkilötietojensa suojaan. Me Diakonissalaitoksella haluamme varmistaa tietosuojan toteutumisen kaikille asiakkaillemme, yhteistyökumppaneille, vapaaehtoisille, lahjoittajille, työnhakijoille ja henkilöstölle.

Diakonissalaitos noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, kansallista tietosuojalainsäädäntöä ja sosiaali- ja terveydenhuollon erityislainsäädäntöä. Henkilötietojen käsittelystä säätiön tuottamissa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa kerromme lisää tällä sivulla:

Tietosuoja – Rinnekodit

Tietosuojaa toteutettaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen salassapitoon sekä henkilötietojen käsittelijöiden käsittelyoikeuksiin, osaamiseen ja heille asetettujen velvollisuuksien noudattamiseen.

Oikeuksista selkokielellä

Asiakkaan oikeudet kuvin (pdf)

Kunders rättigheter för personuppgifter (pdf)

Clients rights for personal data (pdf)

Liitteet eivät täytä saavutettavuusvaatimuksia.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Keräämme eri käyttötarkoituksiin ja palveluihin välttämättömiä tietoja, joita voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, sähköpostiosoite ja kiinnostuksen kohteet. Emme käsittele erityisiä henkilötietoja kuten terveystietoja ilman rekisteröidyn suostumusta tai lakisääteistä velvoitetta. Tarkemmat tiedot käsiteltävistä henkilötiedoista löytyvät kunkin rekisterin tietosuojaselosteesta.

Miten käsittelemme henkilötietoja?

Henkilötietojen käsittely on avointa, täsmällistä ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvää. Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sopimukseen tai muuhun lailliseen käsittelyperusteeseen. Tietoja käytetään vain ennalta määriteltyä käyttötarkoitusta varten. Niitä käsitellään vain siinä määrin ja niin kauan kuin se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Tietojen oikeellisuus varmistetaan henkilöltä itseltään tai luotettavista lähteistä. Tiedot poistetaan asianmukaisesti, kun niiden käytölle ei ole enää perustetta.

Kuinka suojaamme henkilötiedot?

Henkilötietoja käsiteltäessä varmistetaan käsittelyn turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.

Organisaation johto vastaa tietosuojan toteutumisesta. Johdon tukena on tietosuojaorganisaatio. Koulutamme jatkuvasti henkilökuntaamme tietosuoja- ja tietoturva-asioissa. Helsingin Diakonissalaitoksen konserniin on nimetty tietosuojavastaava, joka seuraa ja valvoo tietosuojan toteutumista organisaatiossa sekä tukee ajanmukaisten tietosuojakäytäntöjen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Riskien arviointi on jatkuvaa toimintaa ja erityisesti arvioimme tietosuojariskit uusia toimintoja aloitettaessa ja ennen uusien järjestelmien käyttöönottoa. Henkilötietoihin pääsy on vain työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon.

Miksi keräämme henkilötietoja?

Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. (myöh. Diakonissalaitos) tytäryhtiöineen kerää ja käsittelee henkilötietoja voidakseen toteuttaa säätiön tarkoitusta toiminnassaan.

Diakonissalaitoksen yhteiskunnallisen ja yleishyödyllisen toiminnan järjestämisessä ja toteuttamisessa käsittelemme henkilötietoja mm. seuraaviin tarkoituksiin:

Kansalais- ja vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneiden ja toimintaan osallistujien ohjaus ja rekisterin ylläpito
Hoivan yksityisasiakkaille suunnatuista palveluista kiinnostuneiden yhteydenpitoon
Markkinoinnin ja viestinnän tarkoituksiin sekä lahjoitustoimintaan
Sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden välisten suhteiden hoitamiseen
Vamos nuoret ja työllisyys -toiminnan ja Vamoksen muiden palveluiden esim. Nuotti-valmennuksen järjestämiseen ja toteuttamiseen
Diakonia ja sosiaalinen vastuu toimialan erilaisiin hankkeisiin
Työnhakijoiden, työntekijöiden ja kumppanuussuhteiden hoitamiseen.

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Minne luovutamme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisesti. Noudatamme palveluissamme salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta emmekä luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman henkilön antamaa suostumusta tai laista tulevaa velvoitetta.

Emme myöskään pääsääntöisesti siirrä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Mikäli tarve tietojen siirtoon EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on, noudatamme laillisia siirtoperusteita sekä lainsäädännön vaatimuksia. Suojatoimenpiteinä käytämme mm. Euroopan komission antamia päätöksiä kolmannen maan tietosuojan tason riittävyydestä sekä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita.

Alihankkijat ja palveluntarjoajat

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely markkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Tiedot on oikeus saada siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen tietosuoja@hdl.fi. Huomioithan, että voimme tietoturvasyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.

Sinulla on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta. Tietosuojavaltuutetun toimistosta saat lisää tietoa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksiisi liittyvistä asioista. Yhteystiedot löydät sivulta www.tietosuoja.fi

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista löydät

tietosuojaselosteista.

Yhteystietomme

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Nimi, Y-tunnus: Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr, Y-tunnus 0116480-8

Osoite: Alppikatu 2, 00530 Helsinki

Puhelinnumero: 09 77501

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava Pilvi Karhula

Sähköposti: tietosuoja@hdl.fi

Postiosoite: Alppikatu 2, 00530 Helsinki

Puhelin: +358 50 409 7909

Päivitämme säännöllisesti tätä sivua

Päivitämme henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota tarvittaessa. Ilmoitamme päivitysajankohdan tämän informaation lopussa olevassa ”viimeksi päivitetty” -kohdassa. Suosittelemme, että tarkistat näiden henkilötietojen suojaperiaatteiden sisällön säännöllisin väliajoin, jotta pysyt ajan tasalla mahdollisista muutoksista.

Viimeksi päivitetty

Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste on dokumentti, jossa on kerrottu henkilötietojen käsittelystä. Tietosuojaselosteella rekisteröityä informoidaan siitä, mitä henkilötietoja kerätään ja miten näitä tietoja käsitellään. Diakonissalaitoksella on erilliset tietosuojaselosteet eri toimintoja varten, jotta rekisteröity saa tarkan tiedon omien tietojensa käsittelystä.

Aineisto- ja kuvapankin henkilörekisteri (pdf)

Alumnitoiminnan rekisteri (pdf)

Arvontojen ja kilpailujen tietosuojaseloste (pdf)

Avoimuusrekisteri (pdf)

Diakonissalaitoksen järjestämien tapahtumien ilmoittautuja- ja osallistumisrekisteri (pdf)

Diakonissalaitoksen väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavan (ns Whistle Blower) tietosuojaseloste (pdf)

Dison (Diakonia ja sosiaalinen vastuu) hankkeiden asiakasrekisteri (pdf)

Etsivä vanhustyö (pdf)

Exit-toiminnan asiakasrekisteri (pdf)

Helsingin Diakonissalaitoksen ja Rinnekodit Oy:n sopimusten ja lupa- ja rekisteröintipäätösten hallinnan rekisteri (pdf)

Helsingin Diakonissalaitoksen säätiön hallinnon ja valtuuskunnan henkilörekisteri (pdf)

HR-rekisteri (pdf)

Diakonissalaitoksen ja Rinnekotien tallentava kamerajärjestelmä (pdf)

iLoq-digitaalisen lukitusjärjestelmän henkilörekisteri (pdf)

IP Istanbul protokolla koulutushankkeen sidosryhmärekisteri (pdf)

Kansalais- ja vapaaehtois- ja yhteisötoiminnan rekisteri (pdf)

Kriisiviestinnän rekisteri (pdf)

Kulunvalvonnan rekisteri (pdf)

Käyttäjänhallinnanseurannan rekisteri (pdf)

Lahjoittaja- ja varainhankinan rekisteri (pdf)

Lokitime-avaintenhallinnan rekisteri (pdf)

M2 matka- ja kululaskujen hallintarekisteri (pdf)

PAMI Mielenterveyden tuki vastaanottopalveluissa kehittämishankkeen rekisteri (pdf)

Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste (pdf)

Rinnekodit Oy:n asiakkuussuunnittelun rekisteri (pdf)

SIB lapset ja nuoret Vamos toteutuksen asiakasrekisteri. Henkilötietojen käsittelijän tietosuojaseloste (pdf)

Sidosryhmärekisterin seloste (pdf)

Sisar- ja kuraattorirekisteri (pdf)

Suojattomat yhteisöhankkeen tietosuojaseloste (pdf)

Tietosuojavastaavan asiakasrekisteri (pdf)

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan asiakirja-arkiston rekisteri (pdf)

Tutkimusten ja kyselyiden tietosuojaseloste (pdf)

Uudistuva ja moninainen vammaistyö rekisteri (pdf)

Vaara- ja haittatapahtumien tietosuoja- ja tietoturvapoikkeamien sekä asiakaspalautteen kirjauksen ja käsittelyn henkilötietorekisteri (pdf)

Vamos nuoret ja työllisyys asiakasrekisteri (pdf)

Vamos nuoret ja työllisyys käyntitietojen seurannan ja tilastoinnin rekisteri (pdf)

Vamos Nuotti-valmennuksen tietosuojaseloste (pdf)

Viestintä- ja markkinointirekisteri (pdf)

Vuokralaisrekisteri (pdf)

Vuokratyöntekijärekisterin tietosuojaseloste (pdf)

Yhteystietolomakkeen henkilörekisterin tietoseloste (pdf)

Yhteiskuntasuhteiden ja yritysvastuun sidosryhmärekisteri (pdf)

Tietosuojaselosteet (sosiaali- ja terveyspalvelut)

Diakonissalaitoksen ja Rinnekotien tallentava kamerajärjestelmä (pdf)

Psykotraumatologian keskuksen potilasrekisteri (pdf)

Helsingin Diakonissalaitoksen ja Rinnekodit Oy:n sopimusten ja lupa- ja rekisteröintipäätösten hallinnan rekisteri (pdf)

Rinnekodit Terveydenhuollon palveluiden potilasrekisteri (pdf)

Rinnekodit sosiaalipalvelujen asiakasrekisteri (pdf)

Rinnekotien asiakkuussuunnittelun rekisteri (pdf)

Tietopyyntölomakkeet

Tietopyyntölomakkeet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot. Pyyntö tarkastaa tiedot tulee toimittaa rekisterinpitäjälle, joten voimme päättää vain Diakonissalaitoksen omien ja Diakonissalaitokselle kuuluvien rekisterien luovutuksista.

Voit tehdä Diakonissalaitokselle tietopyynnön, jos haluat saada Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr:n eri palveluissa syntyneitä potilas- tai asiakasasiakirjoja.

Jos olet tai olet ollut asiakkaana palvelussa, jonka järjestäjänä on hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki, pyydämme osoittamaan tietopyynnön tälle taholle. Henkilötietojen käsittelijänä Diakonissalaitos noudattaa rekisterinpitäjän ohjeita tietojen luovutuksissa.

Halutessasi itseäsi koskevia tietoja Diakonissalaitoksen rekistereistä, täytä tietopyyntölomake ja lähetä se osoitteeseen Alppikatu 2, 00530 Helsinki tai PDF-tiedostona salatulla sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@hdl.fi

Halutessasi voit myös tehdä tietopyynnön oman yksikkösi avustuksella. Jos olet asiakkaana palvelussamme, ja haluat tehdä omia tietojasi koskevan tietopyynnön, voit pyytää apua pyynnön tekemiseksi työntekijöiltä tai yksikkösi johtajalta.

Ohjeet tietopyyntölomakkeen täyttämiseen:

Pyydämme osoittamaan tietopyynnön koskemaan sitä hanketta tai toimintaa, jota tietopyyntösi koskee. Jos esimerkiksi olet ollut mukana Vamoksen toiminnassa ja haluat tarkistaa itseäsi koskevat tiedot liittyen tähän toimintaan, merkitse se lomakkeen kohtaan ”Palvelu tai rekisteri, jonka tietoja pyydetään”, jotta voimme löytää pyytämäsi tiedot.

Merkitse myös, haluatko tarkistaa kaikki itseäsi koskevat tiedot vai tiedot vain tietyltä ajanjaksolta. Lisäksi voit valita, haluatko tutustua tietoihisi rekisterinpitäjän eli Diakonissalaitoksen luona vai haluatko, että tiedot lähetetään sinulle.

Tarkastamme henkilöllisyytesi tietoja luovutettaessa, jotta voimme varmistua identiteetistäsi.

Päättyneitä toimintoja koskevat tietopyynnöt

Seuraavia palveluita koskien, pyydämme osoittamaan asiakirjapyynnöt osoitteeseen tietopalvelu@rinnekodit.fi:

Psykotraumatologian keskus (jos asiakkuutesi on jo päättynyt)
- kidutettujen ja sotatraumatisoituneiden kuntoutus
- lasten ja nuorten toiminta
Helsingin Diakonissalaitoksen Hoiva Oy Asumis- ja päihdepalvelut, kotihoito
Diakonissalaitoksen Hoivasairaala
Skogbyn Uniklinikan potilasarkisto 2003 – 2008 (Rinnekoti rekisterinpitäjänä)
Rinnekoti-Säätiön työterveyshuollon potilasarkisto
- 1974 – 2000
- 2000 – 2011 (Näistä osa luovutettu Diacorille)
Mannerheimin Lastensuojeluliiton Lasten Kuntoutuskoti (Luovutettu sopimuksella Norio-keskukselle)
- 1971 – 1999
Väestöliiton perinnöllisyysklinikka (Luovutettu sopimuksella Norio-keskukselle)
- 1952-2006
Norio-keskus (Luovutettu sopimuksella Rinnekodille)
- 2007 – 2019

Seuraavien palvelujen ja toimintojen osalta pyydämme osoittamaan asiakirjapyynnöt suoraan intendentti Jaana af Hällströmille jaana.af.hallstrom@hdl.fi ja puh. 040 485 3545.

Vanha Helsingin Diakonissalaitoksen sairaala (ennen 1970-lukua)
- Vanhat (ennen 1970-lukua) potilasasiakirjat säilytetään Kansallisarkistossa. Tutustuminen potilasasiakirjaan on mahdollista ainoastaan potilaan omaisella perustellusta syystä, esim. perinnöllisen sairauden selvittämistä varten. Kansallisarkisto ei tee luovutuspäätöksiä, vaan tutkimusluvan käsittelee Diakonissalaitoksen intendentti.
Helsingin Diakonissalaitoksen lastenkodit Vanhat (ennen 1970-lukua) asiakirjat, koskien Pellaksen ja Pitäjänmäen lastenkoteja, säilytetään Kansallisarkistossa. Asiakirja-aineisto on puutteellista. Yhteydenotot Diakonissalaitoksen intendentti.